Automação de faturas
Uma mini app e um Excel à prova de erros para organizar mais de 400 faturas por ano da CivilSul, uma empresa de construção. Imagens com dados fictícios.
Entregue em 2 dias com IA
Antes & depois
Antes
Um Excel com uma folha por mês e mais de 400 faturas lançadas à mão. Uma só coluna fazia três trabalhos (obra, pessoa ou viatura, bloco), o mesmo código aparecia escrito de 19 formas e o tipo de despesa não existia como dado. A mesma fatura era lançada em vários sítios.
Depois
Uma fonte única com duas vistas: o Excel reformulado continua a ser o ficheiro principal, e a app abre esse mesmo Excel no browser, sem internet nem instalação, mostra o resumo, o custo por obra e as pendências, e grava tudo de volta. Para controlo interno, em paralelo com a contabilidade oficial.
O que melhorámos
- Dados normalizados: códigos unificados e separados em centro de custo e subcategoria
- Despesas sem categoria de cerca de 40% para 1%
- Listas fechadas nos catálogos, para quase não haver erros de escrita
- Uma folha única em vez de 12, e o NIF puxado automaticamente do fornecedor
- Fim do lançamento em duplicado da mesma fatura
O que acrescentámos
- App num único ficheiro HTML: abre o Excel, lembra-se dele da vez seguinte, grava no mesmo ficheiro e deixa anular a última gravação
- Lançamentos com IVA e total calculados pela taxa escolhida, e “só o valor total” para refeições
- Custo por obra, mês a mês, já com os ordenados repartidos
- Pendências automáticas (duplicados, IVA impossível, sem obra, pago sem data e mais 12), cada uma abre com um clique para corrigir
- Salário repartido por várias obras em percentagem, e estados Pendente, Parcial, Pago e Conciliado
- Aviso quando o Excel está aberto noutro programa, para não se perder trabalho
- Filtros por obra, tipo, mês, ano, estado e taxa de IVA, com exportação CSV
- Plano para ler o QR code das faturas e acabar com a digitação
- 2 dias
- 400+ faturas
- Excel + app
- Dados fictícios nas imagens
