O Nuno Dias gere as despesas da CivilSul, uma empresa de construção, num Excel. Mais de 400 faturas por ano, lançadas à mão, com um problema que qualquer PME reconhece: a mesma fatura era lançada em vários sítios.

O que estava realmente mal

Antes de pensar em automatizar, olhámos para os dados. E encontrámos três problemas:

• Uma coluna a fazer três trabalhos. O mesmo código servia para a obra, para a pessoa ou viatura e para o bloco dentro da obra.
• A mesma coisa escrita de muitas formas. Um só código aparecia em 19 variações diferentes. Automatizar em cima disto só multiplicava os erros.
• Faltava o dado mais importante. O tipo de despesa (combustível, materiais, mão de obra) existia apenas na cabeça de quem lançava.

A solução: uma fonte, várias vistas

Com o Claude, fizemos duas coisas em paralelo, sobre o mesmo modelo de dados:

1. Um Excel reformulado, que funciona como plano B: uma folha única em vez de 12 mensais, listas fechadas para evitar erros, e um resumo com filtros por obra, tipo, mês, ano e quem pagou.
2. Uma mini app com dashboard, lista de lançamentos, pendentes para rever, catálogos e exportação para o contabilista.

As despesas sem categoria passaram de cerca de 40% para 1%. E o próprio processo revelou faturas do ano anterior que estavam misturadas com as do ano corrente.

O próximo passo

Desde 2023, todas as faturas portuguesas têm um QR code com o NIF, a data, os valores e o IVA. Ler esse código é simples: basta pôr o PDF numa pasta e a fatura entra como pendente, à espera de confirmação. Acaba a digitação em grande parte dos casos.

A lição para outras PMEs

A IA não resolve dados desorganizados; ajuda a organizá-los depressa. O valor está em começar pelo modelo de dados certo e só depois automatizar.

Tens um processo parecido na tua empresa? Fala comigo.